Algemene voorwaarden dienstverlening
Herbers Fiscaal Advies & Administraties V.O.F.
Gevestigd te Stadskanaal
Deze voorwaarden regelen de fiscale, financiële en administratieve dienstverlening van ons kantoor. De inhoud en omvang van iedere opdracht worden afzonderlijk met de cliënt afgesproken. Voor particuliere cliënten gelden de uitdrukkelijk opgenomen consumentenbepalingen.
Artikel 1 Begrippen en toepasselijkheid
1.1 Kantoor: Herbers Fiscaal Advies & Administraties V.O.F., gevestigd te Stadskanaal. Cliënt: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die het kantoor opdracht geeft. Consument: een cliënt die handelt voor doeleinden buiten zijn bedrijfs- of beroepsactiviteit. Schriftelijk: op papier of via een elektronisch bericht dat kan worden opgeslagen.
1.2 Deze voorwaarden zijn van toepassing wanneer zij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst door het kantoor van toepassing zijn verklaard en op wettelijk toegestane wijze beschikbaar zijn gesteld. De cliënt hoeft de voorwaarden niet afzonderlijk te ondertekenen.
1.3 Afwijkende afspraken gelden wanneer partijen deze uitdrukkelijk overeenkomen. Bij strijdigheid gaat de specifieke afspraak over de opdracht voor. Voorwaarden van een zakelijke cliënt worden uitdrukkelijk afgewezen, voor zover dat rechtsgeldig kan.
1.4 Dwingende wettelijke regels gaan altijd voor. Deze voorwaarden vervangen eerder gemaakte afspraken of voorwaarden uitsluitend wanneer partijen dat rechtsgeldig overeenkomen en niet met terugwerkende kracht.
Artikel 2 Totstandkoming en omvang van de opdracht
2.1 Een opdracht komt tot stand zodra partijen overeenstemming bereiken over de werkzaamheden. Dit kan schriftelijk, mondeling of blijken uit hun handelen. Het kantoor bevestigt de belangrijkste afspraken bij voorkeur schriftelijk.
2.2 De opdracht kan onder meer betrekking hebben op het verwerken of beoordelen van de administratie, loonadministratie, jaarrekeningen, aangiften, fiscaal advies of begeleiding van bezwaarprocedures. Alleen de afgesproken werkzaamheden behoren tot de opdracht.
2.3 Het beoordelen van een aangeleverde boekhouding is niet hetzelfde als het volledig verzorgen van de administratie. Een opdracht tot het opstellen van een jaarrekening of aangifte omvat geen accountantscontrole en geen assurance, tenzij dit afzonderlijk rechtsgeldig is afgesproken.
2.4 Toeslagen, bezwaar en beroep, bijzondere fiscale advisering en controle van aanslagen behoren alleen tot de opdracht wanneer dit is afgesproken. Een materiële uitbreiding wordt vooraf besproken en bevestigd.
Artikel 3 Zorgvuldige uitvoering
3.1 Het kantoor voert de opdracht uit met de zorg van een goed opdrachtnemer en de deskundigheid die van een redelijk bekwaam fiscaal of administratief dienstverlener mag worden verwacht. Het kantoor geeft geen garantie op een bepaalde fiscale uitkomst of beslissing van een overheidsinstantie.
3.2 Adviezen worden gebaseerd op de relevante feiten en de op dat moment toepasselijke wetgeving, rechtspraak en uitvoeringspraktijk. Het kantoor vermeldt wezenlijke onzekerheden of aannames waar dat voor het advies nodig is.
3.3 Het kantoor bepaalt de werkwijze met inachtneming van de afspraken en redelijke aanwijzingen van de cliënt. Het kantoor kan medewerkers of zorgvuldig geselecteerde derden inschakelen en blijft verantwoordelijk voor de nakoming van zijn eigen verplichtingen.
3.4 Opdrachten worden aan het kantoor verleend. Voor zover wettelijk toegestaan worden artikel 7:404 BW en artikel 7:407 lid 2 BW uitgesloten. Dit neemt de wettelijke aansprakelijkheid van de vennoten voor verplichtingen van de V.O.F. niet weg.
Artikel 4 Gegevens en medewerking van de cliënt
4.1 De cliënt verstrekt tijdig de volledige en juiste informatie, documenten, toegang en machtigingen die redelijkerwijs nodig zijn. De cliënt meldt relevante wijzigingen, zoals in inkomen, onderneming, gezinssituatie of eigendom, voor zover deze de opdracht raken.
4.2 De cliënt blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de aangeleverde feiten en bewaart originele stukken volgens de toepasselijke wettelijke bewaarplichten. Het kantoor verricht geen onderzoek naar alle brongegevens, tenzij dit is afgesproken. Bij kenbare onjuistheden, tegenstrijdigheden of ontbrekende informatie vraagt het kantoor nadere toelichting.
4.3 Als informatie ontbreekt of te laat wordt aangeleverd, informeert het kantoor de cliënt over de gevolgen voor de uitvoering en termijnen. Redelijke extra werkzaamheden worden vooraf besproken en volgens artikel 7 berekend.
4.4 Onjuiste of onvolledige klantgegevens sluiten aansprakelijkheid van het kantoor niet automatisch uit. Bij eventuele schade worden de oorzaak, de professionele zorgplicht en eventuele eigen schuld van de cliënt volgens de wet beoordeeld.
Artikel 5 Concepten en indiening
5.1 Het kantoor legt conceptaangiften en andere stukken waarvoor goedkeuring is afgesproken aan de cliënt voor. De cliënt controleert vooral de persoonlijke en zakelijke feiten en meldt onjuistheden zo spoedig mogelijk. Goedkeuring ontslaat het kantoor niet van zijn eigen zorgplicht.
5.2 Aangiften worden ingediend na goedkeuring, tenzij vooraf een andere werkwijze of machtiging is afgesproken. Het uitblijven van een reactie geldt niet automatisch als goedkeuring. Bij een naderende termijn overlegt het kantoor over de vervolgstappen.
5.3 De cliënt stuurt ontvangen aanslagen, beschikkingen en brieven die onder de opdracht vallen direct door. Het kantoor bewaakt de daarmee samenhangende termijnen zodra het de stukken tijdig ontvangt en de betreffende werkzaamheden heeft aanvaard.
Artikel 6 Planning en wettelijke termijnen
6.1 Partijen maken afspraken over de aanlevering en planning. Geschatte opleverdata zijn indicatief, tenzij een bindende datum is afgesproken. Dit verandert niets aan de zorgplicht van het kantoor ten aanzien van wettelijke termijnen binnen de aanvaarde opdracht.
6.2 Het kantoor bewaakt aangifte-, bezwaar- en andere wettelijke termijnen voor zover dit tot de opdracht behoort. Bij dreigende overschrijding informeert het kantoor de cliënt tijdig en bespreekt het maatregelen, waaronder het aanvragen van uitstel als dat mogelijk is.
6.3 Een aanvraag van uitstel is geen garantie dat uitstel wordt verleend. Het kantoor informeert de cliënt over de uitkomst en relevante voorwaarden. De cliënt blijft verantwoordelijk voor het betalen van belasting en andere bedragen, tenzij een betalingshandeling uitdrukkelijk is afgesproken.
Artikel 7 Tarieven en meerwerk
7.1 Voor aanvang worden het uurtarief of de vaste prijs, de berekeningswijze en eventuele bijkomende kosten meegedeeld. Zakelijke tarieven worden exclusief btw vermeld, tenzij anders aangegeven. Aan consumenten worden prijzen inclusief btw en voorzienbare verplichte kosten meegedeeld.
7.2 Bij een uurtarief factureert het kantoor de redelijkerwijs bestede tijd. Een kostenraming is geen vaste prijs, tenzij dit uitdrukkelijk is afgesproken. Het kantoor waarschuwt zo spoedig mogelijk wanneer een wezenlijke overschrijding wordt voorzien en bespreekt de verdere uitvoering.
7.3 Meerwerk en kosten van externe deskundigen worden vooraf met de cliënt besproken en na instemming uitgevoerd. Als voorafgaand overleg bij noodzakelijke spoed redelijkerwijs niet mogelijk is, handelt het kantoor binnen de opdracht en in het belang van de cliënt en licht het de kosten zo snel mogelijk toe.
7.4 Voor doorlopende opdrachten mag het kantoor het afgesproken uurtarief jaarlijks per 1 januari aanpassen met de procentuele verandering van de CBS consumentenprijsindex alle huishoudens over september ten opzichte van september van het voorgaande jaar. Een negatieve verandering leidt tot een overeenkomstige verlaging. De wijziging wordt minimaal één maand vooraf schriftelijk aangekondigd.
7.5 Een overeengekomen vaste prijs wordt alleen geïndexeerd als dit afzonderlijk is afgesproken. Andere tariefwijzigingen vereisen overeenstemming. Een consument kan een doorlopende opdracht altijd beëindigen overeenkomstig artikel 12.
Artikel 8 Facturering en betaling
8.1 Het kantoor kan periodiek factureren en een redelijk voorschot overeenkomen. Facturen vermelden de werkzaamheden of verwijzen naar de overeengekomen vaste prijs. Betaling vindt plaats binnen veertien dagen na ontvangst van de factuur.
8.2 Bij te late betaling is rente verschuldigd vanaf het moment waarop de cliënt volgens de wet in verzuim is: wettelijke handelsrente waar deze wettelijk van toepassing is en in andere gevallen wettelijke rente. Wettelijke rechten op verrekening en opschorting blijven behouden.
8.3 Voor consumenten worden incassokosten uitsluitend berekend na een correcte schriftelijke aanmaning met een termijn van veertien dagen, ingaande op de dag na ontvangst, en vermelding van de verschuldigde kosten. Voor consumenten en zakelijke cliënten volgen de incassokosten de toepasselijke wettelijke staffel. Btw wordt alleen toegevoegd als dit wettelijk is toegestaan.
Artikel 9 Opschorting en overmacht
9.1 Bij wezenlijke niet-nakoming, zoals het niet verstrekken van noodzakelijke gegevens of het onbetaald laten van opeisbare facturen, kan het kantoor werkzaamheden proportioneel opschorten na een schriftelijke waarschuwing en een redelijke hersteltermijn, tenzij de wet onmiddellijke opschorting toestaat.
9.2 Het kantoor houdt rekening met voorzienbare schade en informeert de cliënt over naderende wettelijke termijnen en mogelijke maatregelen. Opschorting heft de zorgplicht niet zonder meer op.
9.3 Bij overmacht gelden de wettelijke regels. Het kantoor informeert de cliënt zo spoedig mogelijk over de oorzaak, verwachte duur en mogelijke alternatieven. Ziekte, personeelsgebrek of problemen bij derden gelden niet automatisch als overmacht.
9.4 Als uitvoering blijvend onmogelijk is of de verhindering langer dan zestig dagen duurt, kan ieder van partijen het niet-uitgevoerde gedeelte beëindigen, onverminderd wettelijke ontbindingsrechten. Voorschotten voor niet-geleverde prestaties worden terugbetaald; verricht werk wordt naar redelijkheid afgerekend.
Artikel 10 Aansprakelijkheid
10.1 Het kantoor is aansprakelijk voor schade door een toerekenbare tekortkoming overeenkomstig de wet. De cliënt geeft het kantoor waar passend een redelijke gelegenheid om een herstelbare tekortkoming te herstellen. Dit geldt niet als herstel onmogelijk is of volgens de wet geen ingebrekestelling nodig is.
10.2 Alleen voor zakelijke cliënten geldt de volgende beperking: de totale aansprakelijkheid per gebeurtenis of samenhangende reeks gebeurtenissen is beperkt tot het bedrag dat de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar voor de betreffende schade uitkeert, vermeerderd met het daarvoor geldende eigen risico.
10.3 Indien voor de betreffende schade geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de totale aansprakelijkheid tegenover een zakelijke cliënt beperkt tot driemaal het honorarium exclusief btw en externe kosten voor de werkzaamheden waarop de schade betrekking heeft. Bij een doorlopende opdracht wordt gerekend met het daarvoor gefactureerde en verschuldigde honorarium over de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis; bij een kortere looptijd met het honorarium over die kortere periode.
10.4 De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van het kantoor of zijn leidinggevenden, noch voor zover dwingend recht zich tegen beperking verzet. Tegenover consumenten gelden de beperkingen in leden 2 en 3 niet; hun aanspraken worden volgens de wet beoordeeld.
10.5 Het kantoor sluit zijn aansprakelijkheid voor fouten van ingeschakelde hulppersonen niet afzonderlijk uit. Deze voorwaarden bevatten geen algemene vrijwaring door de cliënt voor aanspraken van derden. Voor schadevergoeding blijven de wettelijke regels over causaliteit, schadebeperking en eigen schuld gelden.
10.6 Belasting of terugbetaling die de cliënt ook bij correcte uitvoering verschuldigd zou zijn geweest, vormt op zichzelf geen door de fout veroorzaakte schade. Eventuele bijkomende schade, zoals extra rente, boetes of herstelkosten, wordt op grond van de concrete omstandigheden en de wet beoordeeld.
Artikel 11 Klachten en herstel
11.1 De cliënt meldt klachten over werkzaamheden of facturen zo spoedig mogelijk nadat hij het probleem ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken, met een toelichting. Het kantoor bevestigt de ontvangst en reageert in beginsel binnen veertien dagen of vermeldt wanneer een inhoudelijke reactie volgt.
11.2 Partijen overleggen over onderzoek en passend herstel. Een klacht leidt niet automatisch tot verlies van rechten of opschorting van alle betalingen. De wettelijke klachtplicht, verjaringstermijnen en rechten op opschorting blijven gelden; er geldt geen verkorte contractuele vervaltermijn.
Artikel 12 Duur en beëindiging
12.1 Een eenmalige opdracht eindigt na voltooiing. Een doorlopende opdracht geldt voor onbepaalde tijd, tenzij partijen uitdrukkelijk anders afspreken. Er vindt geen automatische verlenging met een nieuwe vaste jaartermijn plaats.
12.2 Een consument kan de opdracht te allen tijde opzeggen, zonder contractuele opzegtermijn of opzeggingsboete. Een zakelijke cliënt kan een doorlopende opdracht voor onbepaalde tijd schriftelijk opzeggen met een termijn van één maand. Voor eenmalige opdrachten en opdrachten met een vaste looptijd gelden de wettelijke opzeggingsregels, tenzij rechtsgeldig anders is afgesproken.
12.3 Het kantoor kan een doorlopende opdracht voor onbepaalde tijd die niet door voltooiing eindigt opzeggen met een redelijke termijn van ten minste één maand. Bij een andere opdracht zegt het kantoor alleen op als daarvoor gewichtige redenen bestaan of de wet dat toestaat. Het kantoor houdt rekening met lopende termijnen en redelijke overdracht.
12.4 Bij beëindiging worden verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten afgerekend volgens de afspraken en de wettelijke regels, waaronder artikel 7:411 BW waar toepasselijk. Niet-benutte voorschotten worden terugbetaald. Een consument is wegens de opzegging zelf geen schadevergoeding verschuldigd.
12.5 Partijen behouden hun wettelijke rechten op ontbinding bij een tekortkoming. Het kantoor werkt redelijkerwijs mee aan een ordelijke beëindiging en overdracht.
Artikel 13 Dossier en gebruik van stukken
13.1 Op verzoek verstrekt het kantoor de door de cliënt aangeleverde stukken en de voor voortzetting benodigde beschikbare cliëntgegevens in een bruikbaar, redelijkerwijs beschikbaar formaat. Voor overdracht aan een opvolgend adviseur is een opdracht of toestemming van de cliënt nodig.
13.2 Het kantoor houdt originele cliëntstukken en noodzakelijke cliëntgegevens niet achter uitsluitend om betaling af te dwingen. Voor aanvullende conversies of extra overdrachtswerk worden vooraf redelijke kosten afgesproken. Interne werkaantekeningen hoeven niet te worden verstrekt, behoudens wettelijke verplichtingen.
13.3 De cliënt mag voor hem opgestelde aangiften, jaarrekeningen, rapporten en adviezen opslaan en gebruiken voor het doel van de opdracht, en delen met onder meer de Belastingdienst, bank, juridisch adviseur of opvolgend dienstverlener. Deze derden mogen daaraan niet zonder nadere afspraken zelfstandig aanspraken tegenover het kantoor ontlenen.
13.4 Auteursrechten op eigen modellen en teksten blijven bij de rechthebbende. Dit beperkt het gebruiksrecht uit lid 3 niet. Het kantoor bewaart dossiergegevens volgens toepasselijke wettelijke verplichtingen en de meegedeelde bewaartermijnen.
Artikel 14 Geheimhouding en persoonsgegevens
14.1 Het kantoor behandelt vertrouwelijke informatie zorgvuldig en legt passende geheimhoudingsverplichtingen op aan medewerkers en ingeschakelde derden. Verstrekking vindt alleen plaats met toestemming, voor noodzakelijke uitvoering of rechtsbescherming, of op grond van een wettelijke plicht of bevoegdheid.
14.2 Het kantoor verwerkt persoonsgegevens volgens de AVG en informeert betrokkenen in een afzonderlijke privacyverklaring over onder meer doeleinden, grondslagen, ontvangers, bewaartermijnen en rechten. Het kantoor neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
14.3 Partijen bepalen per verwerking hun rol. Waar het kantoor als verwerker namens de cliënt optreedt, worden vóór die verwerking de vereiste verwerkersafspraken vastgelegd. Deze voorwaarden vervangen geen privacyverklaring of verwerkersovereenkomst.
14.4 Het kantoor voldoet aan toepasselijke identificatie-, onderzoeks- en meldplichten, waaronder die uit de Wwft voor zover van toepassing. Wettelijke meldplichten kunnen de geheimhouding doorbreken; een wettelijk verbod om de cliënt over een melding te informeren wordt gerespecteerd.
Artikel 15 Elektronische communicatie
15.1 Partijen kunnen per e-mail of via een afgesproken beveiligd portaal communiceren. Zij houden contactgegevens actueel en gebruiken voor gevoelige gegevens een passende beveiligde verzendwijze.
15.2 De ontvangst en bewijskracht van berichten worden volgens de wet beoordeeld. Een bericht wordt niet uitsluitend door verzending geacht ontvangen te zijn. Partijen vragen bij belangrijke of tijdkritische berichten zo nodig om bevestiging en nemen bij uitblijven daarvan passend contact op.
15.3 Het kantoor neemt redelijke maatregelen tegen verlies, onjuiste verzending en onbevoegde toegang. Het sluit aansprakelijkheid voor elektronische communicatie niet algemeen uit; artikel 10 en de wettelijke regels blijven van toepassing.
Artikel 16 Bedenktijd voor consumenten
16.1 Wanneer wettelijk sprake is van een overeenkomst op afstand of buiten de verkoopruimte, kan de consument de overeenkomst zonder opgave van redenen herroepen binnen veertien dagen na de dag waarop zij is gesloten. Wettelijke uitzonderingen en verlengingen blijven gelden.
16.2 Het kantoor verstrekt vooraf de verplichte informatie en het wettelijke modelformulier voor herroeping. De consument kan herroepen met dit formulier of een andere ondubbelzinnige verklaring aan het kantoor. De contactgegevens staan in de offerte of opdrachtbevestiging.
16.3 Het kantoor start binnen de bedenktijd uitsluitend op uitdrukkelijk verzoek van de consument, dat waar vereist op een duurzame gegevensdrager wordt vastgelegd. Bij herroeping is alleen een evenredige vergoeding voor verricht werk verschuldigd als aan de wettelijke informatie- en toestemmingsvereisten is voldaan.
16.4 Het herroepingsrecht vervalt na volledige uitvoering alleen indien de consument vooraf uitdrukkelijk heeft ingestemd met uitvoering binnen de bedenktijd en heeft erkend dat het recht na volledige uitvoering vervalt. Aanvaarding van deze voorwaarden alleen is daarvoor niet voldoende. Het kantoor betaalt terug conform de wettelijke termijnen en regels.
Artikel 17 Wijzigingen en overdracht
17.1 Nieuwe versies van deze voorwaarden gelden voor nieuwe opdrachten nadat zij rechtsgeldig van toepassing zijn verklaard. Voor bestaande opdrachten vereist wijziging instemming van de cliënt, behoudens een rechtsgeldig overeengekomen specifieke wijzigingsregeling, zoals artikel 7 lid 4.
17.2 Een wijziging van handelsnaam verandert de identiteit van de contractspartij niet. Overdracht van de overeenkomst aan een andere onderneming of rechtspersoon vindt alleen plaats met de vereiste medewerking van de cliënt. Een nieuwe eigenaar of rechtsvorm is niet automatisch dezelfde contractspartij.
17.3 Als een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen gelden voor zover mogelijk. Partijen kunnen een rechtsgeldige vervangende afspraak maken. Bij consumenten wordt een oneerlijk beding niet automatisch door een voor het kantoor gunstiger bepaling vervangen.
Artikel 18 Recht en geschillen
18.1 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Dwingende bescherming die een consument op grond van toepasselijk internationaal recht toekomt, blijft behouden.
18.2 Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen. Mediation kan worden afgesproken, maar is geen verplichte voorwaarde om naar de rechter te gaan. Een geschil wordt voorgelegd aan de rechter die volgens de wettelijke regels bevoegd is.
